A PortfoLife Zrt. Panaszkezelési Szabályzata

Bevezetés

1. A PortfoLife kiegészítve a mindenkor Belső Adatvédelmi Szabályzat rendelkezéseit, létrehozta a jelen Panaszkezelési Szabályzatot.
2. Üzemeltető a panaszkezelési eljárása során mindent megtesz annak érdekében, hogy a panaszt alaposan, elfogulatlanul és a lehető legrövidebb időn belül kivizsgálja, a Panaszos számára minden esetben megfelelő, kielégítő választ adjon, és a megalapozott panaszokat mielőbb orvosolja.

I. A Panaszkezelési Szabályzat célja

1. PortfoLife Zrt. panaszosainak, panaszkezelési igényeinek magasabb szintű kielégítése, átlátható és hatékony kezelése, valamint a
2. vonatkozó jogszabályok betartása.

II. Panaszkezelési fogalom meghatározások

1. A PortfoLife Zrt. a következő fogalmakat használja a jelen Panaszkezelési Szabályzatban és annak mellékleteiben, ezért javasolja a következő fogalmak részletes áttekintését:

• Üzemeltető: Más néven szolgáltató, a PortfoLife Zrt. (székhely: 1034 Budapest, San Marco utca 19. I.emelet 1., cégjegyzékszám: 01-10-142516, adószám: 32380473-2-41,  telefonszám: 70 631 5834,  e-mail:  info@portfolife.hu, önállóan képviseli: Nagy Gábor Márton)
• Panasz: A panasz az Üzemeltető szolgáltatásaival, vagy mulasztásával szemben felmerülő minden olyan kifogás, bejelentés, reklamáció, melynek rendezésére a panaszos egyértelműen és kifejezetten az Üzemeltető eljárását kéri a jelen Panaszkezelési Szabályzatban meghatározott módok valamelyikén, amelyet az Üzemeltető teljes körűen megvizsgálni és megválaszolni köteles.
• Panaszos: Minden olyan, a 2013. évi V. törvény alapján fogyasztónak minősülő személy, aki az Üzemeltető szolgáltatásait igénybe vette, vagy megigényelte (Ügyfél), és az Üzemeltető szolgáltatásával, vagy mulasztásával szemben panaszt fogalmazott meg, amelyet a jelen Panaszkezelési Szabályzatban meghatározott módok valamelyikén az Üzemeltető számára eljuttatott.
• Ügyfél (vagy Vendég): az Üzemeltetővel kapcsolatba kerülő fogyasztó, aki a gyakorlatban az Üzemeltető valamely szolgáltatását igénybe vevő természetes személy.
• Fogyasztó: a 2013. évi V. törvény 8:1. § (1) bek. 3. pontja alapján a szakmája, önálló foglalkozása vagy üzleti tevékenysége körén kívül eljáró természetes személy.
• Munkatárs: az Üzemeltetővel megbízási-, munka- vagy egyéb jogviszonyban levő természetes személy, aki az Üzemeltető szolgáltatásainak ellátásnak, teljesítésének feladatával van megbízva és akinek tevékenységével kapcsolatban az Üzemeltető teljes felelősséget vállal a fogyasztók, vendégek, panaszosok és más harmadik személyek irányában.

III. A szabályzat hatálya

1. Jelen szabályzat személyi hatálya kiterjed az Üzemeltető minden, panaszkezeléssel megbízott Munkatársra, akik kötelesek megismerni jelen Panaszkezelési Szabályzat rendelkezéseit és azok betartásáért személyes felelősséggel tartoznak.
2. Jelen szabályzat személyi hatálya kiterjed minden Panaszosra.
3. Jelen szabályzat tárgyi hatálya kiterjed a panaszokra, valamint minden panaszkezelési tevékenységre.
4. Jelen Szabályzat 2023. október hó 1. napjától további rendelkezésig vagy visszavonásig hatályos.

IV. A szabályzat alapelvei

A panaszok teljes körű kivizsgálásának és megválaszolásának elve

1. Az Üzemeltető számára a legfontosabb, hogy Ügyfelei mindig elégedettek legyenek az általa nyújtott szolgáltatásokkal. Ezért Üzemeltető a panaszokat pártatlanul és teljes körűen, egyenlő eljárás keretében vizsgálja ki, mely vizsgálat fontos minőségbiztosítási és minőségjavítási információkat is hordozhat.
2. Az elvnek megfelelően, Üzemeltető kötelezi magát, hogy olyan választ ad, melyben részletesen kitér a panasz teljes körű kivizsgálásának eredményére, a panasz javasolt rendezésére, megoldására vonatkozó intézkedésekre.

A panasz megkülönböztetés nélküli elbírálásának elve

1. Üzemeltető a panaszokat és Panaszosokat mindenfajta megkülönböztetés nélkül, egyenlően, ugyanazon eljárás keretében és szabályok szerint kezeli.

V. A panaszbejelentés módjai

1. Szóbeli panasz

• személyesen
• telefonon keresztül a telefonszámon

2. Írásbeli panasz

• postai úton: PortfoLife Zrt., 1034 Budapest, San Marco utca 19. I.emelet 1.
• elektronikus levélben: info@portfolife.hu
• személyesen vendégkönyvbe tett írásbeli panasszal, vagy a panaszbejelentő nyomtatvány kitöltésével,
• bármely egyéb olyan eszközzel is eleget lehet tenni, amely a címzett Üzemeltető számára lehetővé teszi a neki címzett adatoknak az adat céljának megfelelő ideig történő tartós tárolását, és a tárolt adatok változatlan formában és tartalommal történő megjelenítését.

VI. Panaszkezelési eljárás

1. Panaszos panaszát szóban vagy írásban közli az Üzemeltetővel.

2. Telefonon (vagy elektronikus hírközlési szolgáltatás felhasználásával) közölt szóbeli panaszt az Üzemeltető köteles egyedi azonosítószámmal ellátni. A számot az Üzemeltető a Panaszossal közli.

3. Amennyiben a Panaszos panaszát szóban teszi meg, úgy arról az Üzemeltető jegyzőkönyvet vesz fel.

4. Üzemeltető a szóbeli panaszt annak közlése után azonnal megvizsgálja, és lehetőség szerint orvosolja. Ha az azonnali orvosolás lehetséges, úgy Üzemeltető a jegyzőkönyvben feljegyzi az orvoslás módját, idejét is, és a jegyzőkönyvet az Iratkezelési Szabályzat szerint iktatja, a Belső Adatvédelmi Szabályzat szerinti ideig nyilvántartja, egy példányát a Panaszosnak megküldi/átadja.

5. Ha a panasz azonnali kivizsgálása nem lehetséges, vagy ha a Panaszos a panasz megoldásával, kezelésével nem ért egyet, az Üzemeltető a panaszról és az azzal kapcsolatos álláspontjáról haladéktalanul köteles jegyzőkönyvet felvenni, és annak egy másolati példányát

• személyesen közölt szóbeli panasz esetén helyben a Panaszosnak átadni,

• telefonon vagy egyéb elektronikus hírközlési szolgáltatás felhasználásával közölt szóbeli panasz esetén a Panaszosnak legkésőbb az érdemi válasszal egyidejűleg megküldeni.

6. A válasz a Panaszos számára történhet postai úton, elektronikus úton küldött levél (e-mail), valamint fax és távirat segítségével is.
7. A jegyzőkönyv mintája a jelen Panaszkezelési Szabályzat I. sz. mellékletében található.

8. Írásbeli panasz történhet panaszbejelentő nyomtatvány Panaszos által történő kitöltésével is.

9. A panaszbejelentő nyomtatvány mintája a jelen Panaszkezelési Szabályzat II. sz. mellékletében található.

10. Az írásbeli panasz, valamint a jegyzőkönyvbe vett panasz kivizsgálását az Üzemeltető panaszkezeléssel megbízott Munkatársa végzi az összes vonatkozó körülmény figyelembe vételével. Munkatárs kialakítja az álláspontját, majd a jegyzőkönyvet, panaszbejelentő nyomtatványt, a körülményeket és az álláspontját az Üzemeltető ügyvezetője számára feltárja, aki a panasszal kapcsolatos döntését meghozza, amelyet Munkatárs a Panaszos felé haladéktalanul továbbítani köteles az 6. pontban meghatározott módok valamelyikén.
11. Munkatárs és az ügyvezető a panaszt oly módon vizsgálja ki, hogy az írásbeli panasszal kapcsolatos, indokolással ellátott döntést írásban, a panasz közlését követő 15 napon belül kell megküldeni a Panaszosnak úgy, hogy az elküldés ténye és időpontja igazolható legyen. A panaszügyben hozott érdemi döntésnek pontosnak, közérthetőnek és egyértelmű indokolással ellátottnak kell lennie. Amennyiben a döntést közlő irat jogszabályra hivatkozik, a jogszabályhely megjelölése mellett annak rendelkezését is ismertetni kell. A döntés közlésével egyidejűleg tájékoztatni kell a Panaszost a rendelkezésére álló igényérvényesítési és jogorvoslati lehetőségekről, az adott szervek nevének és elérhetőségének feltüntetésével.

VII. A panasznyilvántartás

1. Tekintettel a panaszbejelentések elérhető, igen különböző módjaira, különösen hangsúlyos a különböző módokon tett panaszok egységes nyilvántartásban történő kezelése.

3. Üzemeltető a panaszokat beazonosíthatóan és visszakereshetően nyilvántartja (a vonatkozó, hatályos jogszabályban meghatározott határideig: 1997. évi CLV. törvény 17/A § 7. bek. alapján a felvételtől számított 5 évig).
4. A nyilvántartás tartalmazza az egyes panaszok okait képező tényeket, a feltárt tényeket, eseményeket, eljárási cselekményeket, az Üzemeltető részéről eljáró személyeket, tartalmazza az írásbeli panaszt vagy annak másolatát, a vonatkozó időpontokat.
5. A nyilvántartásból az egyes panaszokra adott válaszadási határidőnek egyértelműen megállapíthatónak kell lennie.
6. Üzemeltető a panaszok nyilvántartását oly módon alakította ki, hogy az alkalmas legyen statisztikák készítésére, melynek célja többek között a panasz ügyintézés hatékonyságának mérése, illetve a panaszügyekből levonható tapasztalatok beépítése a minőségirányítási, minőségbiztosítási rendszerbe.

VIII. A panaszkezeléssel megbízott Munkatársak

1. Üzemeltető a következő munkakörrel/feladatkörrel megbízott Munkatársa(i) járhat(nak) el a panaszkelésekkel kapcsolatban:

• Adminisztratív feladatokat ellátó Munkatárs

2. Az 1. pontban meghatározott munkakörű/feladatkörű Munkatársak érdemi döntést nem hozhatnak, és betartani kötelesek az Üzemeltetőre vonatkozó, a jelen Panaszkezelési Szabályzatban, valamint a jogszabályokban meghatározott rendelkezéseket. Feladatuk a panasz továbbítása a 3. pontban meghatározott személy felé.
3. Panaszügyekkel kapcsolatban érdemi döntés meghozatalára kizárólag az Üzemeltető önálló képviseleti joggal rendelkező tisztségviselője jogosult.

IX. A panaszkezeléshez fűződő tájékoztatási kötelezettség

1. A panaszkezeléshez fűződő tájékoztatási kötelezettséget az Üzemeltető úgy teljesíti, hogy

• a panaszbejelentő nyomtatvány és a jegyzőkönyv kitölthető mintáját, valamint

• a mindenkor hatályos Panaszkezelési Szabályzatot elérhetővé teszi a fogyasztók számára.

2. Ugyanakkor Üzemeltető felhívja a figyelmet arra, hogy minden írásbeli panaszt, függetlenül attól, hogy a nyomtatvány kitöltésével készült-e, vagy sem, panaszként kezel és nyilvántart.

3. Üzemeltető a panasszal, a panasz felvételével, jegyzőkönyvbe vételével és/vagy nyilvántartásával kapcsolatban a következő adatokat kezeli, kérheti a Panaszostól, betartva a vonatkozó jogszabályokat, különösen a 2011. évi CXII. és az 1997. évi CLV. törvényeket, valamint az adatvédelemmel kapcsolatos belső szabályozást:

panasz azonosítója

panasz beérkezésének időpontja

panaszos neve

panaszos telefonszáma

a hívás időpontja (ha telefonon történt a panasz bejelentése) a beszélgetés során megadott személyes adatok

számlázási/levelezési cím panaszolt szolgáltatás

csatolt dokumentumok panasz oka

maga a panasz Panaszos igénye

4. A Panaszos fent felsorolt személyes adataira a beazonosíthatóság, a kapcsolattartás és a hatékony panaszkezelés miatt van szükség.

5. A bekért és/vagy rendelkezésre bocsátott személyes adatok és azokhoz kapcsolódó nem személyes adatok kizárólag a panaszkezelés célját szolgálják, ezen kívül nem szolgálnak és nem szolgálhatnak egyéb adatkezelési célt.
6. Egyebekre a Belső Adatvédelmi Szabályzat rendelkezéseit kell alkalmazni.

X. Jogorvoslat

3. Tekintettel arra, hogy Üzemeltető 15 napos válaszadási határidőt határozott meg, úgy ennek eredménytelen eltelte esetén a panaszos az alábbi testületekhez, illetve hatóságokhoz fordulhat:
4. A járási hivatalok járnak el a fogyasztóvédelmi jogvitákban első fokon, ezért Panaszos fogyasztói panaszával a lakóhelye szerint illetékes járási hivatalhoz fordulhat, melynek elérhetőségeit az alábbi linkre kattintva, lakóhelyének megjelölésével kiválaszthatja, így az aktuális, pontos elérhetőségeket közvetlenül megtekintheti: http://jarasinfo.gov.hu/
5. A vonatkozó kérelemnek tartalmaznia kell a Panaszosnak (Fogyasztónak) és képviselőjének a nevét, lakcímét vagy székhelyét, Panaszosnak a hatóság döntésére való kifejezett kérelmét, továbbá meg lehet adni az elektronikus levélcímet, a telefax számát vagy telefonos elérhetőséget.
6. A kérelemnek fentieken túl tartalmaznia kell: a kérelemmel érintett vállalkozás, tehát az Üzemeltető nevét (PortfoLife Zrt.), valamint ha a Panaszos rendelkezésére áll, székhelyének címét (1034 Budapest, San Marco utca 19. I.emelet 1.), a feltételezett jogsértéssel vagy a kifogásolt magatartás elkövetésének helyét, ha ez különbözik a székhelytől, a beadvány tárgyának rövid leírását a rendelkezésre álló dokumentumokkal alátámasztva, ideértve különösen az Üzemeltetőnek a Panaszos megkeresésére adott válaszlevelét, a szóbeli panaszról felvett jegyzőkönyvet, vagy postai úton benyújtott panasz esetében a feladás igazolását szolgáló dokumentumot.
7. Tekintettel arra, hogy az elsőfokú eljárás illetékmentes, így a kérelmen illetéket nem kell leróni.
8. Üzemeltető felhívja a Panaszosok és egyébként minden Fogyasztó figyelmét arra is, hogy a járási hivatalok fogyasztóvédelemmel foglalkozó szakembereinél tanácsokat is kérhetnek jogaikkal, termékszavatossággal és egyebekkel kapcsolatban. Másodfokú ügyekben országos illetékességgel a Pest Megyei Kormányhivatal jár el. Üzemeltető nyitott arra, hogy online vitarendezési platform segítségével oldja meg az esetlegesen felmerülő vitás kérdést. Az online vitarendezési platform elérhető a következő linken: https://webgate.ec.europa.eu/odr/main/?event=main.home.show&ln g=HU 
9. Panaszos panaszával jogosult Békéltető Testület közreműködését is kérni, panaszát ezen testület előtt is intézheti. Panaszos a lakóhelye szerint illetékes Békéltető Testület elérhetőségét, lakóhelyének megadásával, az alábbi linkre kattintva érheti el: http://www.bekeltetes.hu/index.php?id=testuletek
10. Üzemeltető ezúton tájékoztatja a Panaszosokat, hogy az Üzemeltető székhelye szerinti Békéltető Testület az alábbi:

PEST MEGYEI BÉKÉLTETŐ TESTÜLET

Cím: 1119 Budapest, Etele út 59-61. 2/204.

Telefon: 269-0703

Fax: 269-0703

E-mail: pmbekelteto@pmkik.hu

Ügyfélfogadási rend: K, Sze, Cs: 9.00-14.00

11. Üzemeltető az esetleges jogvitákat elsődlegesen peren kívüli egyeztetés útján kísérli meg rendezni.
12. Bírósági eljárás. Panaszos jogosult a fogyasztói jogvitából származó követelésének bíróság előtti érvényesítésére polgári eljárás keretében a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény, valamint a Polgári Perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény rendelkezései szerint. Panaszos a bírósági hatáskörökkel és illetékességgel kapcsolatosan a www.birosag.hu honlapon tájékozódhat.

XI. Záró rendelkezések

1. A panasz kivizsgálása térítésmentes, azért külön díjat az Üzemeltető nem számolhat fel.

Kelt: 2023. október hó 1. nap
Nagy Gábor Márton
Ügyvezető Igazgató
PortfoLife Zrt.